Jmenný rejstřík
V rámci informačního systému CityWare byl realizován nový samostatný modul Jmenný rejstřík (JR), který je dle požadavků zákona samostatnou funkční částí evidenční pomůcky (viz § 64, odst. 4 ZoA). Modul je určen pro moduly informačního systému CityWare včetně systému Spisové služby.
Případy užití Jmenného rejstříku
Jmenný rejstřík obsahuje ověřené údaje o osobách, jejichž rozsah je vedle výčtu stanoveném v ZOA upraven i v příloze
Prováděcího nařízení Komise (EU) 2015/1501 ze dne 8. září 2015.
Napojení na registry
a další vhodné nástroje
Pro řádnou funkčnost Jmenného rejstříku je nezbytné, aby systém CityWare i Spisová služba byly napojeny na základní registry. Jen tak je možné data jmenného rejstříku v souladu s legislativně uloženou povinností ověřovat a aktualizovat.
Zároveň je vhodné mít k dispozici nástroje zaznamenávající jednotlivá zpracování osobních údajů a podporující procesy skartace dokumentů i souvisejících záznamů osobních údajů ve jmenném rejstříku a agendových sadách dat původcem na základě zákonem stanovených lhůt.
Naplnění legislativních povinností
Novela § 64, odst. 5 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě (dále jen "ZOA") mění především způsob práce s osobními údaji a zavádí povinnost tyto údaje ověřovat (vyhl. č. 259/2012 Sb., § 25) a chránit před neoprávněným zpracováním či zneužitím (vyhl. č. 259/2012 Sb., § 8, odst. 5). Z těchto důvodů je samotný produkt CityWare na nové legislativní povinnosti technicky připraven. Jmenný rejstřík je automaticky plněn daty z ostatních agend CityWare a tím je splněn jeden z nezbytných požadavků pro úspěšné naplnění legislativních povinností. Pro dosažení tohoto výsledku je však třeba povýšení jednotlivých agend na nové verze programu a zakoupení modulu Jmenný rejstřík. Data již obsažená v jednotlivých agendách je možno do modulu JR domigrovat.
Náhledy uživatelského prostředí
