Geovap > Spisová služba

Spisová služba

Představuje komplexní řešení pro evidenci, řízený oběh a důvěryhodné ukládání elektronických dokumentů v organizaci. Pokrývá celý životní cyklus dokumentů:

  • Vznik/příjem dokumentů.
  • Uložení v důvěryhodném úložišti.
  • Příprava výstupů a odesílání.
  • Tvorba spisu a vyřizování.
  • Uložení do spisovny.
  • Odeslání do digitálního archivu.

Videoukázka

Moduly

Komplexní řešení správy a řízení dokumentů: modulární, otevřený systém, který lze budovat postupně. Základním modulem je Spisová služba, jako příklad dalších modulů lze uvést Elektronickou podatelnu/výpravnu, Elektronickou úřední desku, Avízo, Jednání a usnesení, Smlouvy nebo Úkoly. Spisová služba má vlastní úložiště elektronických dokumentů, je možné její napojení i na robustnější datová úložiště.

Vlastnosti Spisové služby

Základní informace o Spisové službě, architektura Spisové služby, náhledy prostředí.

Komplexní řešení správy a řízení oběhu dokumentů

Příjem dokumentů, vytváření dokumentů, odesílání dokumentů.

Jednoduchost a uživatelský komfort

Vzhled emailového klienta, přehledné ovládání, nenáročné školení.

Důvěryhodné úložiště

Prokázání původu dokumentů, ochrana před neoprávněnou manipulací s dokumentem.

Prokazatelná odpovědnost za dokument

Věrohodnost původu dokumentu, časové razítkování dokumentů, logování všech operací.

 

Elektronická podatelna a úřední deska

Automatizovaný příjem dokumentů, evidence a archivace doručených i odeslaných zpráv.

Avízo

Informování uživatelů o změnách ve spisové službě emailem, rozdělení podle rolí.

Smlouvy

Evidenci smluv organizace, sledování vývoje smlouvy, snadné vyhledávání.

Úkoly

Propojení s jinými moduly, vytváření úkolů zaměstnancům, sledování vývoje úkolů.

 

Jednání a usnesení

Podklady i výstupy z jednání v elektronické podobě, možnost různých rolí.

Fotopodnět

Co je Fotopodnět, komu je modul určen a jak s ním pracovat.

Demo aplikace Spisová služba

Aplikaci si můžete nainstalovat a zdarma vyzkoušet.

Hlavní rysy řešení našeho produktu

Soulad s platnou legislativou

(NSESSS, zákon 499/2004 Sb., 300/2008 Sb., 259/2012 Sb., 193/2009 Sb., 194/2009 Sb., a další.).

Komplexní řešení

Správa a řízení dokumentů (workflow, schvalování, hlídání lhůt, el. podepisování).

Vazba na další IS

Datové schránky, CzechPOINT, Základní registry, …

Příjemné prostředí

Jednoduché, intuitivní prostředí, které snižuje nároky na školení a umožňuje implementaci v krátkém časovém období.

Škála rozšiřujících modulů

Široká škála rozšiřujících modulů (evidence smluv, příprava materiálů Pro jednání komisí, rad a zastupitelstev, avízo atd..

Videoukázka