Základní informace
o Spisové službě

Žádná instalace na straně klienta

• Díky zvolené technologii (GUI aplikace na klientské a webová služba na serverové straně) není třeba na klientech žádná instalace - pouze vytvoření zástupce pro aplikaci umístěnou na serveru.

Integrace vlastní elektronické podatelny

• vlastní elektronická podatelna vyhovující všem předepsaným standardům,
• automatické zpracování příchozího kvalifikovaného podání a jeho zařazení mezi ostatní doručené dokumenty.

Integrace elektronické úřední desky

• jednoduché začlenění do WWW stránek se zachováním jejich vzhledu,
• automatické vyvěšení a svěšení z elektronické úřední desky přímo z aplikace spisové služby,
• podpora vyvěšování na fyzickou úřední desku (předání potřebných podkladů pověřenému pracovníkovi),
• automatické upozornění referenta o doručení (svěšení) dokumentu z úřední desky.

Garance souladu s aktuální legislativou

• Sledování legislativních změn metodikem a reakce na ně v rámci technické podpory uveřejněním aktualizované verze.

Přehledné, jednoduché a uživatelsky příjemné ovládání

• aplikace se vzhledem a funkčností snaží přiblížit e-mailovému klientu, 
• uživateli jsou v každém okamžiku nabídnuty pouze takové akce, které je možné v závislosti na vlastnostech a stavu dokumentu provést,
• velké možnosti nastavení ze strany uživatele (barevné schéma, pořadí sloupců v seznamech, uživatelské filtry, grafy).

Napojení na externí registr fyzických a právnických osob

• aplikace může využívat existující externí registr fyzických a právnických osob nebo může udržovat vlastní data,
• možná kombinace obou přístupů (např. využití externího registru obyvatel a vlastní databáze registru subjektů).

Statistické a analytické nástroje

• Možnost definice statistických dotazů a následná prezentace jejich výsledků přímo z aplikace.

Uživatelsky definované filtry

• možnost definovat podmínky výběru pro uživatele,
• uložení definovaných filtrů pro pozdější použití.

Veřejný komunikační protokol pro napojení ostatních agend

• zveřejněné metody webové služby umožňují okamžité napojení dalších aplikací,
• rozhraní umožňuje přebírání čísla jednacího, čárového kódu, zakládání a vypravování dokumentů, vytváření spisů nad dokumenty, zařazování dokumentů do spisů, zaznamenávání doručení.

Komunikace s databází prostřednictvím webové služby

• Zabezpečená komunikace mezi klientem a serverovou aplikací probíhá ve formátu XML.​

Napojení na frankovací stroj

• Spolupráce s frankovacím strojem a váhou při vypravení dokumentu.

Centrální databázový sklad elektronických dokumentů

• uložení elektronických dokumentů v databázi,
• jednoduché drag & drop vložení elektronické podoby dokumentu nebo přílohy dokumentu do databáze.

Široká nabídka tiskových sestav

• poštovní obálky, podací deník, předávací protokoly, poštovní podací arch, obsah spisu, spisová obálka, skartační návrh, archivní štítky apod.,
• možnost uživatelských úprav prostřednictvím grafického editoru.

Implementace čárového kódu

• čtení čárového kódu a následné provedení operace s nalezeným dokumentem pro definované akce (např. zaznamenání doručenek, předávání a přebírání dokumentů, vytváření seznamů, vypravování dokumentů apod.),
• tisk čárového kódu samostatně nebo na poštovní obálku zvoleného typu.

Uživatelské nastavení tvaru čísla jednacího, spisové značky, čárového kódu

• generování čísla jednacího nebo čárového kódu podle definovaného vzorce,
• možnost souběžného provozování více podatelen se zajištěním generování unikátního čísla jednacího.